Todos estamos de acuerdo en que las reuniones son un sumidero de tiempo dentro de las empresas. Se convocan sin ser realmente necesarias, se preparan poco o muy poco, hay gente que está de más, nunca acaban a tiempo, y podríamos seguir enumerando problemas y problemas.

De esto hablaban hace poco en el blog de Slack con un título más explícito que el nuestro: «How to have meetings that don’t suck«. Allí recogen a su vez los comentarios de Ken Norton, de Google Ventures, con años de experiencia y frustraciones y que vamos a usar de base para este artículo, aunque lo salpicaremos de componentes y problemas locales.  Aquí van las 7 ideas principales:

Todas las reuniones deben tener un organizador que explica para qué la convoca y da el orden del día con antelación

Realmente, no debería haber una reunión sin agenda, pero bueno, esas cosas pasan :) Nadie debería llegar a una reunión preguntando «de qué va» o «por qué me habéis invitado». El organizador debe dar toda esa información y responder a las dudas que surjan antes de ella.

Una idea interesante es dar turno a todas las personas convocadas, algunas son más cortadas, pero sí están en la reunión es para que se expresen, si no no estarían allí. Comentar anticipadamente qué se les va a preguntar sobre algo concreto puede funcionar en estos casos.

En resumen, una reunión sin orden del día se va a desmadrar e incluso teniéndolo, hay que tratar de cortar y retomar el cauce en la medida de lo posible y con elegancia. «Eso es muy interesante pero si os parece lo tratamos fuera».

Evita las reuniones de estado de proyectos

¿En serio se hace esto? Tiene que haber una forma más eficiente para comunicar el estado de un proyecto que organizar una reunión. No las voy a exponer aquí.

Da mucha más importancia a las reuniones individuales, uno a uno

Son especialmente importantes para la gestión de personas, no tanto de proyectos, y son las que más se suelen cancelar, postponer u olvidar. El ambiente de una reunión individual es infinitamente diferente y surgirán temas que de otra manera quedan ocultos. Son una buena oportunidad para hacerlas en un ambiente más distendido, en el café, en una sala cómoda y no en una fría sala de reuniones.

Tu calendario no te hace importante y no debería retrasar las decisiones

¡Oh! Esta es buena. Tener una agenda a reventar debería estar prohibido para los que gestionan proyectos y la gente que saca esto a relucir debería cambiar de actitud. No pueden pasar meses para decidir algo porque dos o tres personas no tienen compatibilidad horaria.

Se hace necesario evaluar qué tipo de reuniones llenan tu agenda. Si la mayoría son con otros mandos o directivos y no con tu equipo, tienes un problema. Tu equipo te espera para que les ayudes con su trabajo, priorizarlo y aprobarlo y eso no sucede después de un día lleno de reuniones con otros directivos. Ojo, puede que estás retrasando y empeorando su trabajo.

Haz reuniones con poca gente

Cuanta más gente haya en la reunión más difícil va a ser acabar a tiempo y mantenerla bajo control. Que asista un representante por equipo puede ayudar a mantenerlas pequeñas. ¿Hay un tamaño máximo? Ken da un pista: «la regla de las dos pizzas». Imagina que los que están en la reunión van a comer. Si con dos pizzas familares no les basta es que hay demasiada gente.

Acuérdate de lo que cuestan

Se suele muy estricto con las horas invertidas en los proyectos pero luego se organizan reuniones masivas que tienen un coste en tiempo/dinero del cual no se es consciente. Haz números: una reunión de 1h 30 con 6 personas puede equivaler a una jornada de trabajo. ¿De verdad puedes hacer esa inversión?

Cuando la reunión se acaba, se acabó

Has acabado antes de lo previsto… y llega la sobremesa. ¡No! Sal de ahí y aprovecha ese regalo de tiempo con el que te has encontrado.

Finalmente, como dice Ken, «la mejor reunión es la que no has tenido que hacer».  ¿Alguna sugerencia que queráis compartir?